Privacy policy

Políticas y Procedimientos para la protección y tratamiento de

datos personales de Inmaculada Coffee Farms

Ley 1581 de 2012 y su decreto reglamentario 1377 de 2013

 

En virtud de lo establecido en la Ley estatutaria 1581 de 2012 y a su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, RIO FERTIL DEL PACIFICO S.A.S. Expone su política aplicable a nuestra compañía para el tratamiento y protección de datos personales.

1. Propósito

La expedición de la presente política de tratamiento de Datos Personales se elabora con el fin de estar en estricto cumplimiento a lo estipulado por la ley 1581 de 2012, al decreto reglamentario 1377 de 2013 y a toda la normatividad que regula la materia de datos personales en el territorio colombiano. Este documento expresa el uso responsable que hace Rio fértil del Pacifico S.A.S. (en adelante “Inmaculada Coffee Farms”), para garantizar la protección de los Datos Personales como también obedecer las normas mencionadas.

1. Principios establecidos por la Ley 1581 de 2012 y el decreto 1377 de 2013.
2. Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la presente ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen;
3. Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular;
4. Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;
5. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;
6. Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;
7. Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley;
8. Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
9. Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley.

 

III. Tipos de datos personales que reposan en nuestras bases de datos.

Los datos personales recolectados por “Inmaculada Coffee Farms” en base de datos, que es utilizada y tratada para cumplir con nuestro objeto, son:

• Nombre
• CC o NIT
• RUT
• Teléfono fijo
• Teléfono celular
• Celular
• Dirección
• Dirección de correo electrónico

1. Tratamiento al cual serán sometidos los datos recolectados.

“Inmaculada Coffee Farms” con el objeto desarrollar adecuadamente su actividad cuenta con una base de datos de clientes, afiliados y usuarios de los servicios que ésta presta y para el efecto solicita la autorización y entrega de datos personales a este grupo de entidades.

“Inmaculada Coffee Farms” estará obligado a mantener la confidencialidad de los datos personales y permitirá que en todo momento y de manera gratuita el titular de la información pueda conocer, actualizar y corregir la información de conformidad con el art. 8 de la ley 1581 de 2012.

El tratamiento de datos por parte de “Inmaculada Coffee Farms” incluye la recolección, almacenamiento, administración, utilización, transferencia, transmisión y destrucción de los datos aquí referidos. Su uso se recolectará con las siguientes finalidades:

1. Contacto directo con los clientes, usuarios y afiliados con la finalidad de mantener comunicación constante y efectiva con ellos.
2. Mantener información sobre peticiones, quejas y reclamos presentados por los usuarios, clientes y afiliados de la aplicación móvil de “Inmaculada Coffee Farms”.
3. Cumplir a cabalidad con las obligaciones que los estatutos y la ley le imponen a “Inmaculada Coffee Farms”.
4. Cualquier otra finalidad tendiente a que “Inmaculada Coffee Farms” cumpla con las obligaciones adquiridas con quienes le transmiten sus datos personales.

“Inmaculada Coffee Farms”, en lo posible, no realiza el tratamiento de datos sensibles, sin embargo, en caso de ser requerido, tiene establecida la posibilidad para el titular de los datos de no responder a preguntas o circunstancias que puedan involucrar esta categoría de datos.

 

 

1. Finalidades del tratamiento.

Al proporcionar sus Datos Personales, el Titular nos autoriza a usar esta información para las finalidades señaladas en la respectiva solicitud en concordancia con lo previsto en esta Política de Privacidad.

Si usted nos proporciona datos personales, nos autoriza para usar esta información para las finalidades señaladas en concordancia con lo previsto en esta Política de Privacidad, y no procederemos a transferir o divulgar la misma fuera de nuestras bases de datos salvo que (i) usted nos autorice a hacerlo, (ii) sea necesario para permitir a nuestros contratistas, proveedores o agentes prestar los servicios que les hemos encomendado, (iii) la utilicemos nosotros o terceros para proporcionarle nuestros productos o servicios, (iv) implementemos un contrato de transmisión de datos personales en los términos del Decreto 1377 de 2013, o (v) según sea requerido o permitido por la ley o para las finalidades desarrolladas en la presente política de privacidad.

Los Datos Personales proporcionados serán tratados con las siguientes finalidades:

• Proporcionarle información sobre productos, servicios u otras actividades o propuestas de interés de “Inmaculada Coffee Farms”.
• Utilizamos la información que recopilamos para brindarle los productos, cupones y servicios que solicita, para informarle acerca de otros productos y servicios ofrecidos por “Inmaculada Coffee Farms” y para administrar nuestros sitios, servicios, productos o las plataformas tecnológicas de las cual “Inmaculada Coffee Farms” sea titular.
• Para enviar información sobre productos, servicios u otras actividades o propuestas de interés de “Inmaculada Coffee Farms”, que pueden llegar por diferentes medios y canales sin limitarse a correo electrónico, notificaciones o mensajes de texto.
• Para formalizar el proceso transaccional con sus clientes, consumidores, proveedores y otros terceros, así como gestionar el proceso de requisición, evaluación y adjudicación de proveedores y otros terceros con los que tratamos.
• Para solicitarle que responda algunas encuestas de satisfacción respecto a nuestros productos y servicios.
• Para contactarlo en relación con el resultado de las evaluaciones que haya realizado respecto de los productos y servicios de “Inmaculada Coffee Farms” o algún otro tema.
• Para dar seguimiento a algún problema que haya surgido respecto a pedidos y/o entrega de producto o servicio.
• Solicitar factura o comprobante fiscal digital.
• En su caso, verificar la capacidad de crédito y/o pago del Titular, lo cual se podrá efectuar a través de las sociedades de información crediticia, en términos de la Ley para regular las Sociedades de Información Crediticia.
• En general, para hacerle llegar información de “Inmaculada Coffee Farms” y sus empresas subsidiarias, afiliadas y su casa matriz, con fines publicitarios y de promoción.
• Para cualquier queja o recurso solicitado por el Usuario acerca tratamiento, uso y protección de los datos personales.

1. Seguridad

 “Inmaculada Coffee Farms” ha adoptado las medidas de seguridad, administrativas, técnicas y físicas, necesarias para proteger sus datos personales contra daño, pérdida, alteración, destrucción o el uso, acceso o tratamiento no autorizado. La recolección de datos se hace desde un servidor seguro que cuenta con medidas de protección guiadas desde el sistema de cifrado Secure Socket Layer o SSL, que evita el uso fraudulento de información y demás datos personales.  Si bien no es posible garantizar la protección de datos personales de amenazas como “hackeo”, comunicaciones que contengan algún error o intercepción de terceros no autorizados, “Inmaculada Coffee Farms” posee herramientas sólidas que son efectivas para el manejo de información reservada.

Como medida efectiva de seguridad, “Inmaculada Coffee Farms” recomienda al Usuario un uso responsable de los datos personales manteniendo salvaguardias físicas, electrónicas y de procedimiento en relación con la recolección, almacenamiento y divulgación de su información.

En caso de que al momento de proporcionar sus Datos Personales a “Inmaculada Coffee Farms” se le asigne un nombre de usuario y contraseña, usted será responsable de que dicha información se mantenga confidencial. Le sugerimos no compartir esta información con nadie. Si comparte su equipo, procure siempre cerrar la sesión antes de salir de un sitio o servicio a fin de evitar que terceros no autorizados puedan acceder a su información.

VII. Derechos que tienen los titulares de los datos personales.

El titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:

• Rectificar, conocer, y actualizar y sus datos personales frente a “Inmaculada Coffee Farms” en su condición de responsable del tratamiento. Derecho que se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada a “Inmaculada Coffee Farms” salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento (casos en los cuales no es necesaria la autorización).
• Ser informado por “Inmaculada Coffee Farms”, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

VIII. Procedimientos para el ejercicio de los derechos de los titulares.

Toda persona natural que actúe en tal condición y no debido a ser representante de una persona jurídica o en su calidad de comerciante en relación con los actos propios de sus labores cotidianas, tiene derecho a verificar al menos una vez al mes, corregir, actualizar o solicitar la eliminación de cualquier información personal solicitada y provista a “Inmaculada Coffee Farms” a través del correo electrónico cafe@cafeinmaculada.com.

En caso de que la información esté siendo objeto de tratamiento por parte de “Inmaculada Coffee Farms” en razón de existir una relación de tipo legal o contractual entre el titular de los datos y la entidad, el derecho a solicitar la supresión se verá limitado hasta la finalización de las relaciones que se mantengan.

Los titulares de los datos podrán ejercer sus derechos y contactarse con “Inmaculada Coffee Farms” a través de la dirección de correo electrónico:  cafe@cafeinmaculada.com o físicamente en la Carrera 4 # 27-79 de Cali - Colombia. Las solicitudes serán atendidas en un término de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha en que se reciba la solicitud. Esto de acuerdo con los tiempos establecidos para el efecto en la ley 1581 de 2012, el decreto reglamentario 1377 de 2013 y toda la normatividad vigente en la República de Colombia. Cuando no fuere cumplir con estos tiempos, se deberá informar al titular las razones por las cuales se ha generado la demora y la fecha en que se atenderá su solicitud la cual en ningún caso podrá superar un término de cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

1. Procedimiento para instaurar un reclamo.

El titular, apoderado o causahabiente que considere que los datos deben ser corregidos, actualizados o suprimidos o que considere que se ha dado un debido tratamiento a sus datos personales, deberá dirigir sus reclamos a “Inmaculada Coffee Farms”, conforme al siguiente procedimiento:

1. Deberá diligenciar un documento de quejas y reclamos directamente a “Inmaculada Coffee Farms” a la dirección electrónica cafe@cafeinmaculada.com indicando su nombre, su cédula, numero de la orden y la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo. Si requiere adjuntar algún archivo, podrá hacerlo. En caso de que la formulación del reclamo esté incompleta, “Inmaculada Coffee Farms” deberá requerir al titular dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de este para que éste subsane las fallas. Después de transcurridos dos (2) meses desde la fecha en que el requerimiento fue formulado, sin que el solicitante remita la información requerida, se entenderá que ha desistido de la queja o del reclamo.
2. En cuanto “Inmaculada Coffee Farms” reciba el reclamo completo, dentro del término de dos (2) días hábiles, “Inmaculada Coffee Farms” incluirá en sus bases de datos una leyenda o aviso que estipule que existe un “reclamo en trámite” y el motivo de este. Este aviso deberá estar expuesto hasta que el reclamo sea resuelto o finalizado.
3. El término máximo para atender los reclamos será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando por alguna razón no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al titular los motivos de la demora y la fecha en la que se atenderá su queja o reclamo, al cual en ninguna circunstancia podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
4. Procedimiento para solicitar la eliminación de los datos personales y/o revocar la autorización de uso de datos.

Conforme a la ley 1581 de 2012 y a su decreto reglamentario 1377 de 2013, los titulares de la información podrán solicitar en cualquier momento la supresión o eliminación de sus datos personales mediante la presentación de una queja o reclamo conforme a lo establecido por el art. 15 de la mencionada ley. En caso de que el término estipulado por la mencionada norma “Inmaculada Coffee Farms” no hubiere eliminado los datos personales del titular, éste tendrá el derecho de solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorización y/o la supresión de los datos personales. Esta solicitud de supresión y/o revocatoria de autorización no procederán cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

1. Limitaciones al tratamiento de datos personales.

“Inmaculada Coffee Farms” sólo podrá recolectar, almacenar, usar o circular los datos personales durante el tiempo que sea necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de la que se trate y a los aspectos administrativos, contables, jurídicos e históricos de la información.

Una vez cumplidas las finalidades del tratamiento o vencido el plazo máximo legal para el cual “Inmaculada Coffee Farms” tiene la obligación de conservar los datos personales de los titulares, “Inmaculada Coffee Farms” o el encargado del tratamiento procederán a eliminar los datos personales que se encuentren bajo su poder. Sin embargo, los datos personales deberán ser conservados cuando así lo exija cualquier obligación legal o contractual.

“Inmaculada Coffee Farms” y los Encargados del tratamiento deberán documentar los procedimientos de tratamiento, conservación y eliminación de los datos personales de los titulares conforme a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate, así como las instrucciones que al respecto determine la Superintendencia de Industria y comercio.

XII. Modificaciones a las políticas

“Inmaculada Coffee Farms” se reserva el derecho de modificar la política de privacidad de la información de carácter personal en cualquier momento sin previo aviso. Se recomienda revisar periódicamente las políticas de privacidad antes de proceder con el uso de la página web.

XIII. Ley y jurisdicción

Toda interpretación, actuación judicial o administrativa derivada del tratamiento de los datos personales estará sujeta a las normas de protección personal establecidas en la República de Colombia y las autoridades administrativas o jurisdiccionales competentes para la resolución de cualquier inquietud, queja o demanda sobre las mismas serán las de la República de Colombia.

XIV. Información del prestador del servicio

Razón Social: Rio fértil del Pacifico S.A.S.

Número de Identificación tributaria: 900.347.864-1

Dirección: Carrera 4 # 27-79

Ciudad Cali

Correo electrónico: cafe@cafeinmaculada.com

Teléfono: (602)556-1183

Información y finalidad de su tratamiento.